Webdomination

Wie einige von euch vielleicht mitbekommen haben, setze ich seit knapp zwei Wochen das Inbox Zero Konzept auch auf meinem Gmail Konto um. Hierfür verwende ich ausschließlich das Webinterface, da mir beispielsweise die Suche bei einem Client wie Thunderbird viel zu langsam ist und ich meinen Browser eh den ganzen Tag über geöffnet halte.

Wer sich an dieser Stelle fragt: “Was ist Inbox Zero?!” –> hier entlang

Im Folgenden möchte ich kurz erläutern, wie ich persönlich Inbox Zero in Verbindung mit Gmail nutze. Trotzdem kann dies natürlich auch genauso gut mit jedem anderen Mail Konto oder Desktop Client realisiert werden, auch wenn nicht unerwähnt bleiben sollte, dass sich besonders die Web basierte Google Lösung exzellent dafür eignet

Das wollen wir erreichen:

Im Optimalfall sieht der Posteingang am Ende dann aus wie im obigen Screenshot. Es befinden sich keine E-Mails mehr in der Inbox, was bedeutet, dass keine Aufgaben mehr zu erledigen sind – Inbox Zero eben.

Was mache ich mit meinen bestehenden Mails?

Ich empfehle alle bestehenden Mails zunächst zu archivieren. Dadurch gehen diese nicht verloren, verschwinden aber erst einmal aus dem Posteingang und schaffen somit eine ideale Grundvoraussetzung.

In Gmail gibt es dafür einen recht simplen Trick. Hierfür werden zunächst alle sich im Posteingang befindlichen Mails ausgewählt. Anschließend wird automatisch angeboten, auch alle anderen nachstehenden Nachrichten zu markieren.

So kann der gesamte Posteingang innerhalb von Sekunden archiviert werden, ohne dabei jede Mail einzeln auswählen zu müssen. In einem Desktop Client geht das natürlich genau so einfach.

Voreinstellungen treffen

Zunächst empfehle ich die Anzahl der auf einer Seite darzustellenden E-Mails auf ein Minimum zu reduzieren. In Google Mail wären das 25 Mails pro Seite, was im Endeffekt für eine bessere Übersicht sorgt. Da unser Posteingang am Ende eh immer leer sein soll, wäre alles andere auch irgendwie unlogisch

Label/Ordner anlegen

Im nächsten Schritt müssen noch die drei Ordner angelegt werden, welche am Ende für die Kategorisierung der einzelnen E-Mails sorgen. Gmail legt an dieser Stelle so genannte Labels an, welche grundsätzlich als Ordner fungieren, mit dem Unterschied, dass mehrere Label einer einzelnen Mail zugeteilt werden können. Alle anderen Ordner, beispielsweise die, die von Thunderbird angelegt wurden, können entfernt oder ausgeblendet werden.

Inbox Zero verstehen und anwenden

Jetzt sind auch alle vorab zu tätigenden Einstellungen vorgenommen und das neue Konzept kann sofort in die Tat umgesetzt werden. Hierfür habe ich ein kleines Beispiel angefertigt.

In unserem Posteingang befinden sich sechs neue Nachrichten. Bei jeder dieser Nachrichten fragt man sich nun zunächst, ob auf diese reagiert werden muss. Ist dies nicht der Fall, wie beispielsweise bei einer Werbe Mail, muss lediglich entschieden werden, ob diese gelöscht oder archiviert wird. Niemand möchte sich Werbung eine Woche später noch einmal durchlesen, weshalb diese getrost gelöscht werden kann.

Werbung –> löschen

Als nächstes widmen wir uns dem Newsletter. Auf diesem wird in der Regel nicht geantwortet oder in irgendeiner Form direkt reagiert. Trotzdem ist es dieser eventuell eine Archivierung Wert. Bei der Bestellbestätigung unseres iPads fällt die Entscheidung schon leichter. Auf diese sollte ebenfalls weiterhin zugriff bestehen.

Newsletter –> archivieren

Bestellbestätigung –> archivieren

Die Support Anfrage betrifft uns nicht persönlich, weshalb diese nun das Label Waiting bekommt und sofort an die Person delegiert wird, die eigentlich dafür zuständig ist.

Zusätzlich wird die eigene E-Mail-Adresse noch als Cc eingetragen, um eine In Kenntnisnahme zu Symbolisieren.

Anfrage Support –> delegieren

Auf die nächste Mail, eine Einladung zum Geburtstag, sollte zwar reagiert werden, doch das kann auch noch irgendwann in den nächsten Tagen geschehen. Also Labeln wir die Geburtstagseinladung mit Someday und kümmern uns irgendwann später darum.

Einladung Geburtstag –> someday

Bleibt noch eine Mail im Posteingang. Am Betreff “Projekt 42” kann natürlich direkt erkannt werden, dass diese äußerst wichtig ist und einer Reaktion bedarf . Somit erhält diese das Label Action. Die Mail wird also so zu sagen mit einer erhöhten Priorität behandelt, da auf jeden Fall in absehbarer Zeit darauf reagiert werden muss.

Projekt 42 –> action

Am Ende sollte die Inbox also wie Folgt aussehen:

Übrig geblieben sind drei E-Mails, welche jeweils in einen der drei Ordner eingeordnet werden konnten. Wer den Posteingang an dieser Stelle wirklich frei haben möchte, kann die Nachrichten natürlich auch aus diesem entfernen und lediglich über die Unterordner bzw. Label darauf zugreifen.

Wann reagiere ich direkt auf eine E-Mail?

Beim Inbox Zero Konzept gibt es noch eine wichtige Regel, um einen überfüllten Action Ordner zu vermeiden. Sofern innerhalb von zwei Minuten auf eine Mail reagiert werden kann, wird dies auch unbedingt gemacht. Es findet also keine Einordnung statt, sondern lediglich die eigentliche Reaktion und ein anschließendes Archivieren der Mail. Ist es nicht möglich in diesem Zeitraum zu reagieren, wird wie zuvor beschrieben vorgegangen.

• Ich muss auf die Nachricht reagieren –> action
• Ich muss vielleicht irgendwann darauf reagieren –> someday
• Auf die Mail muss jemand anders reagieren –> waiting
• Die Mail bedarf keiner Handlung –> archivieren oder löschen

Zusammenfassung

Mit Sicherheit ist die Auffassung dieses Konzepts bei jedem eine Andere. Das hängt auch stark vom verwendeten E-Mail Konto ab bzw. für welchen Zweck dieses überhaupt genutzt wird. Nach einer gewissen Zeit kann aber schon sehr schnell zwischen wichtigen und unwichtigen Mails unterschieden und entsprechend reagiert werden. Auch soll die hier dargestellte Vorgehensweise nicht als strikte Vorgabe gelten, sondern kann natürlich noch nach Belieben verfeinert/verbessert werden

Ich hoffe ich konnte einigen helfen, einerseits das Konzept besser zu verstehen und andererseits dieses auch effizient umzusetzen. Auch wenn ich mich hier ausschließlich auf ein Gmail Konto bezogen habe, so sind die einzelnen Schritte auch sehr leicht in E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Mail nachzuvollziehen.

Weiterführende Links

• Inbox Zero Projektseite
• How to archive all your Gmail messages
• Präsentation zum Theme von Michael Reynolds
• Merlin Mann über das Inbox Zero Konzept

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