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Benubird – Digitale Dokumentenverwaltung > Software, Windows

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Benubird – Digitale Dokumentenverwaltung

Immer mehr Dokumente werden bei mir gar nicht erst ausgedruckt, sondern landen direkt in digitaler Form auf meinem Rechner und werden auch von dort aus gelesen, bearbeitet oder gegebenenfalls archiviert. Hier kann sich jeder seine ganz eigene Logik zum Verwalten der immer größeren Dokumentensammlung einfallen lassen oder direkt zu Softwarelösungen wie Benubird greifen.

Benubird 

Die im immer häufiger auftretenden Ribbon Stil gestaltete Software, dient einzig und allein zum Organisieren aller digitalen Dokumente. Unterschieden wird zwischen PDFs, Office Dokumenten, Bildern und Videos.

Benubird_Ribbon

Sind alle Daten Importiert, können diese mit Dingen wie Titel, Autor, Tags etc. versehen und in so genannte “Collections” einsortiert werden. Letztere sorgen für eine bessere Übersicht und lassen die eingepflegten Daten besser filtern. Ebenfalls sehr praktisch ist das überwachen bestimmter Ordner, sodass alle zukünftig darin abgelegten Dateien automatisch in Benubird importiert werden.

Ob eine Ribbon Oberfläche bei solch eine Software Sinn macht, ist ein typischer Streitpunkt und letzten Endes Geschmackssache. Funktional hat Benubird jedenfalls einiges zu bieten – lediglich eine deutsche Oberfläche wäre für viele sicherlich wünschenswert.

Ob sich die Verwendung einer solchen Software letztendlich lohnt, hängt ganz vom eigenen Nutzerverhalten hab. Besonders seit dem Studium bekomme ich immer mehr Dokumente in digitaler Form ausgehändigt, die ich irgendwie verwalten muss. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, helfen eben Tools wie Benubird. Nicht zuletzt passt die Software hervorragend zu einem ausstehenden Hardware Bericht, der vermutlich die nächsten Tage folgen wird ;) [via ilovefreesoftware]

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17 Responses

  1. Mordom sagt:

    Benubird hatte ich vor einiger Zeit auch mal ins Auge gefasst, um meiner PDF-anhäufung Herr zu werden. Leider musste ich feststellen, dass das Programm extra Kopien der PDF’s in einem eigenen Ordner erstellt. Was das Programm für mich nutzlos machte.
    Ob sich das mittlerweile geändert hat kann ich nicht sagen. Falls dem so ist, würde ich nochmal einen BLick drauf werfen, da die Oberfläche wirklich gelungen war.

  2. Patrick sagt:

    Reicht dir eine gute Ordnerstruktur nicht aus? Ist das Tool wenigstens Netzwerkfähig und kann Dokumente durchsuchen? So eine Lösung wäre dann auch für Unternehmen interessant :)

  3. Daniel sagt:

    Scheint ja ganz nett zu sein, hätte auch Interesse an einem anständigen Dokumenten-Management.. Ist das Tool portabel? Würde das evtl. aus der Dropbox nutzen wollen …

  4. Max sagt:

    @Mordom: Schaut so aus als hätten sie das geändert. Denn in meinem Test werden die Dokumente nicht in einen Ordner kopiert sondern an ihrem Platz belassen.

  5. Nils sagt:

    @Patrick: Ordnerstruktur ist für ein paar Dokumente natürlich vollkommen ausreichend. Möchte man seine Rechnungen etc. digitalisieren, kann so ein Tool schon sehr praktisch sein und für eine bessere Übersicht sorgen. Bisher ist es nicht Netzwerkfähig, allerdings steht auf der Webseite etwas von einer anstehenden Pro Version – da wäre so ein Feature vorstellbar.

    @Daniel: Nein, ist leider nicht portabel :(

  6. Daniel sagt:

    Kannst du vielleicht mal was zum Workflow sagen? Also wie du das Tool im täglichen Einsatz benutzt?

    Für Macs gibts ja das grandiose iDocument, nur leider hab ich keinen Mac ;-)

  7. Nils sagt:

    @Daniel: Habs bisher noch nicht im Alltag getestet. Nutze auch lieber iDocument am Mac ;)
    Grundsätzlich ist die Bedienung aber recht komfortabel, besonders da du bestimmte Ordner dauerhaft auf neue Dokumente prüfen und diese dann automatisch importieren lassen kannst.
    Kann aber gut sein das ich mich demnächst nochmal ausgiebiger damit auseinandersetze.

  8. Drink sagt:

    Genial! Ich habe bisher immer TaggedFrog benutzt.
    Das allerdings ist Portable nutzbar. ^^

    Gibt es eigentlich weitere Programme die Digitale Dokumente verwalten können? Bisher kenne ich nur diese 2.
    Und das, finde ich, ist sehr wenig.

  9. Nils sagt:

    @Drink: Meine mich daran erinnern zu können, mal ein ähnliches Tool getestet zu haben. Hätte es mir gefallen, würde mir jetzt aber vermutlich schneller der Name wieder einfallen ;)

  10. otto sagt:

    Also für mich ist die entscheidende Frage wo die Metadaten wie Tags gespeichert werden:

    a) Datenbank: Wird das Dokument verändert von einem anderem Rechner wieder in den Ordner zurück kopiert, sind die Metadaten pfutsch.
    b) Im Container des jeweiligen Filetypes: Leider bieten alle unterschiedliche Tags und das Programm muss das Format kennen.
    c) Im Filesystem: Hängt von diesem ab. Kopiert man von NTFS zu FAT und zurück sind die Metadaten pfutsch

    Was bleibt? Benubird nutzt eine Datenbank. Schöner wäre eine Kombi aus a), b) und c) TaggedFrog arbeitet schon lange daran. Hat diesbezüglich aber noch keine Fortschritte gemacht.

    Ach ja und so warte ich der Dinge die da hoffentlich noch kommen.

  11. Hagen sagt:

    Darf man fragen, was ihr studiert? Würde mich echt interessieren, weil ich auch bald anfangen will zu studieren und irgendwas wählen will, was meiner Nerdigkeit gerecht wird ;)

  12. Nils sagt:

    @Hagen: Ich studiere Wirtschaftsinformatik, aber es kommt natürlich immer darauf an wofür du dich im einzelnen interessierst oder ob du schon bestimmte Vorstellungen hast. Wenn du sonst irgendwelche Fragen hast, kannst du mir auch gerne eine Mail schreiben ;)

  13. Hagen sagt:

    Vielen Dank für das Angebot! :) Ich habe auch mal angefangen, dir eine Mail zu schreiben, das lief dann aber ein bisschen aus dem Ruder. Deshalb habe ein einen Blogpost drüber gemacht und dort einige Fragen formuliert: http://nerdalizer.de/hilfe-bei-der-studienwahl-informatik-brief-an-mich-selbst/

    Vielleicht kannst du ja einige der Fragen in den Kommentaren beantworten, würde mich sehr darüber freuen :)

  14. [...] dem kann ich eine kleine Übung empfehlen: Einen Brief an sich selbst. Die Idee dazu kam über Nils freundliches Angebot, welches er mir als Antwort zu einem Kommentar in seinem Blog [...]

  15. Nils sagt:

    @Hagen:Alles klar! Wenn ich Zeit finde, schreibe ich dir eine Antwort in deinen Kommentaren ;)

  16. Hagen sagt:

    Danke für die Antworten! :)